¿Cómo lograr reuniones efectivas?

Reuniones efectivas-Formato ejemplo de agenda

La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo dentro de las organizaciones con el objetivo de informar, convencer, obtener información, tomar desiciones, definir estrategias para la solución de problemas, entre otros.

Con el propósito de que el flujo de información llegue de manera correcta a cada participante de la reunión y además se ahorre tiempo, esfuerzo y recursos, estas reuniones deben llevarse de una manera adecuada, ordenada y eficiente. Para esto, se deben tener en cuenta ciertos puntos antes, durante y después de la reunión.

Antes de la Reunión

Esta etapa es también llamada Preparación de la Reunión. Aquí se debe estructurar la reunión y las normas que la van a regir. Normalmente, una reunión es convocada por una o más personas, éstas personas sustentarán la reunión con objetivos que se buscan alcanzar en la reunión. Es importante que se desarrolle una agenda con estos objetivos y que se envie a los participantes para que estén al tanto de la reunión. Al igual que los objetivos hay otras cosas que deben quedar especificadas en la agenda. Estas son:

• Lugar de reunión
• Fecha
• Hora de Inicio y hora de Fin
• Participantes convocados a la reunión

Sólo deben convocarse a las personas necesarias. Las reuniones justamente sirven para que los participantes luego puedan comunicar a sus respectivos equipos los resultados de la reunión.

• Roles de los participantes

Existen normalmente 4 roles identificados en las reuniones, el presidente, el moderador, los miembros del grupo y el registrador. El presidente normalmente es la persona de más alto nivel de la organización, el moderador facilitará y se asegurará de que se cumpla lo especificado en la agenda, los miebros de grupo son los demás participantes presentes, y el registrador será aquella persona de vital importancia que anotará y resumirá los temas tratados, asi como también algunos puntos que hayanse vistos expuestos y propuestos para una próxima reunión.

• Nombre y datos de contacto del responsable
• Materiales requeridos
• Requisitos

Es el cumplimiento de estos requisitos, el que hará que la reunión se resuelva en menor tiempo. Normalmente son actividades requeridas previas que deben hacerse para la reunión, por ejemplo, haber leído algun informe, algun documento, etc. o traer información respecto a algún tema, o quizás si la reunión sea virtual, a ver instalado los programas necesarios para llevarla a cabo.

• Definición del proceso de toma de desiciones

Es importante definir una metodología si en la reunión se requerien tomar desiciones. Existen varios procesos como por ejemplo votaciones/elecciones ponderadas, unanimidad, tercio +1, etc.

• Tiempo asignado a cada objetivo
• Descripción de documentos adjuntos (anexos)

Esta agenda debe ser enviada a cada participante con anticipación.

Durante la Reunión

En esta etapa cada participante debe haber cumplido ya con los requisitos dados en la agenda. Los participantes deben estar comprometidos con la resolución de los problemas, se debe buscar el ganar-ganar. Además para que la comunicación sea fluida, podrían establecerse límites de discusión, es decir, un tiempo máxima establecido para poder opinar y dar oportunidad a que los demás opinen, de esta manera evitamos los monólogos.

El moderador manejará la reunión para que se alcancen los objetivos y se rigan las normas.

El registrador deberá anotar los puntos más relevantes de la reunión asi como también los resultados alcanzados.

Después de la Reunión

Cuando finalice la reunión, el registrador será responsable de realizar un informe (acta de reunión) y enviarsela a todos los participantes de la reunión. El acta de reunión contendrá primordialmente:

• Hora de inicio y de final real de la reunión
• Asistencia de los participantes
• Resumen de los temas tratados
• Resultados de la reunión

Es necesario especificar si los objetivos fueron alcanzados y si no, en que estado quedaron al terminar la reunión, es decir, no revisado, revisado pero no alcanzado, etc.

• Mención de los documentos distribuidos durante la reunión
• Acuerdos(tareas), sus responsables y plazos de entrega
• Retroalimentación de la reunión

Es importante mejorar continuamente los procedimientos, políticas y métodos llevados en la reunión, para esto se debe realizar una retroalimentación con el propósito de que las próximas reuniones sean aún más eficientes.

• Fecha de la próxima reunión (si es que se acordó)

El responsable de la reunión luego de ésta debe dar seguimiento y control a las tareas asignadas a los participantes.

Claves para una reunión eficaz

• Estar preparados (haber cumplido con los requisitos)
• Empezar y terminar a tiempo
• No desviarse del tema
• Retroalimentar la reunión
• Reservar el lugar de reunión con anticipación
• Registrar la reunión

Problemas de las reuniones

• Falta de recursos (lugar, materiales necesarios, etc)
• Falta de interés de los participantes
• Falta de agenda
• Falta de límite de tiempo
• Falta de un proceso de toma de desiciones