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¿Cómo implementar un sistema de gestión del conocimiento? - Parte III

Fue un proceso largo pero necesario, ahora estamos ya en la última parte de la resolución de esta pregunta. Quiero volver a aclarar que el diseño del método de implementación ha sido basado en los conocimientos que tengo y la lógica que tengo, tal como mencioné en la primera parte, la idea es lanzar una método inicial el cual no será perfecto pero si estará bajo un ciclo de mejora continua.

El método no es más que una serie de pasos que involucra herramientas y procedimientos. Veamos entonces los pasos para implementar un Sistema de Gestión del Conocimiento:

1. Identificar los procesos de la empresa
2. Desglozar los procesos en actividades
3. Identificar las actividades más importantes
4. Definir por cada actividad:
   1. Entradas
   2. Salidas
   3. Procedimiento o método de la actividad.
   4. Herramientas que se utilizan
   5. Personas que participan
   6. Flujo de información dentro de la actividad
5. Identificar los elementos de información más importantes de cada actividad (Elaborar un mapa de información)
6. Categorizar la información por diversos criterios:
   1. Tipo de formato en que se almacena
   2. Persona que la genera o se hace responsable
   3. Momento del día, semana, mes (tiempo) cuando se genera
   4. Momento dentro del procesos cuando se genera
   5. Relevancia
   6. Frecuencia
   7. Finalidad
   8. Tipo de herramientas que utiliza
   9. etc (ayudarse de todas las preguntas del conocimiento)
7. Definir medios de almacenamiento de esta información para cada elemento de información.
8. Definir una codificación según la categorización para cada elemento de información.
9. Definir indicadores para medir el conocimiento
10. Establecer protocolos para:
    1. Gestionar la IDENTIFICACION del conocimiento en todos los procesos de la empresa.
    2. Gestionar la SOCIALIZACION del conocimiento de los elementos de información de las actividades más importantes
    3. Gestionar la MEDICION del conocimiento de los elementos de información de las actividades más importantes
    4. Gestionar el DESARROLLO del conocimiento de los elementos de información de las actividades más importantes
    5. Mejorar continuamente el mismo sistema de gestión.

**Los puntos del 1 al 4 pudieron haberse resumido como MAPEO DE PROCESOS.

Sistema de Gestión del Conocimiento

Algunas ténicas para estimular la Creatividad

¿Cómo implementar un sistema de gestión del conocimiento? - Parte II

En el post anterior, nos habíamos quedado, en la importancia de gestionar el conocimiento dentro de la empresa basado en algunos puntos débiles de la contabilidad tradicional. Para entender mejor a que nos referimos veamos con un gráfico:

Estos recursos intangibles están compuestos entre otros por el CAPITAL INTELECTUAL de la empresa, que a su vez contiene a:

1. El Capital Relacional. Capital asociado al valor intangible en información que tiene la empresa acerca de sus clientes, proveedores y competidores.
2. El Capital Humano. Compuesto por los conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores de la empresa.
3. El Capital Estructural. Es el capital en información propio de la empresa y que logra explicitar lo que genera un flujo de conocimiento en favor de eficacia de la organización, lo encontramos en los procesos, la tecnología, las patentes, los sistemas de gestión, etc.

Ahora que tenemos claro la importancia de GESTIONAR EL CONOCIMIENTO, sería bueno citar dónde podemos encontrar este conocimiento para empezar a gestionarlo, es decir, las fuentes de conocimiento:

1. Todos los procesos de la empresa
2. Talento Humano
3. Información en libros, manuales, sitios web, blogs, etc
4. Historia (experiencia)
5. Heurística

En este punto ya hemos respondido las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es el conocimiento?
2. ¿Por qué gestionar el conocimiento?
3. ¿Para qué gestionar el conocimiento?
4. ¿Cuántos tipos de conocimiento existen?
5. ¿Dónde encontramos conocimiento?

Para aquel buen observador, habrá podido percatarse que la pregunta 1 es ¿qué es el conocimiento? y no ¿qué es gestionar el conocimiento? que es una pregunta que a estas alturas creo que debemos responder. Gestionar el conocimiento implica:

1. Identificar el conocimiento. Para saber dónde se encuentra
2. Categorizar el conocimiento. Para clasificarlo, organizarlo y encontrarlo rápidamente
3. Visualizar el conocimiento. Para entenderlo mejor y rápidamente
4. Codificar el conocimiento. Para organizarlo, encontrarlo, darle seguimiento, medirlo, etc.
5. Desarrollar (crear y construir [ambas tienen una connotación diferente]) el conocimiento
6. Socializar el conocimiento. Para difundir el conocimiento. (tácito->explícito->tácito…)
7. Medir el conocimiento. Para controlarlo y mejorar continuamente el sistema de gestión.
8. Aplicar el conocimiento. Para brindar las herramientas orientadas a aplicar conocimiento y no sólo a almacenarlo.

Ahora nos corresponde responder una de las preguntas más importantes del conocimiento: ¿cómo?

Una de las formas más ordenadas de hacerlo es implementando, dando seguimiento y mejorando un sistema de gestión del conocimiento . El título de este post es justamente la primera parte de esta respuesta y es de la que vamos a hablar ya que este sistema aún no ha sido implementado, cuando esto suceda, me comprometo a escribir cómo resolver la segunda parte.

Adelantando algo, un sistema de gestión del conocimieto es un conjunto de protocolos y procedimientos que permiten gestionar el conocimiento de manera integral dentro de una organización, es decir, deberá cumplir las 8 actividades que se mencionaron anteriormente.

En la parte III explicaré el diseño del método de implementación del sistema de gestión del conocimiento que he elaborado.

¿Cómo implementar un sistema de gestión del conocimiento? - Parte I

Hace poco tiempo me hice esa pregunta porque en esta nueva empresa que estamos formando queremos que una de nuestras ventajas competitivas sea la gestión del conocimiento. Asi es que me puse a googlear y a investigar un poco… nadie te da la respuesta asi no más, asi que no fue sencillo, por otro lado, la información que encontraba era demasiada… buena pero demasiada, así que caballero no más, me leí todo lo que creí que valdría la pena. Después de eso,  empecé a resumirla en pequeñas hojas, cada una con una idea importante, poco a poco la telaraña de ideas se fue formando y mi mente empezó a diseñar el sistema, ¿que creían que alguien me dijo cómo debía hacerlo?, quizás existe un método del cual nunca me enteré pero yo diseñe mi sistema y mi propio método para implementarlo, el cual por cierto, aún está a prueba de fallas o dicho elegantemente en versión BETA.

Lo primero que tenía que tener en claro es el conocimiento y qué función cumple dentro de una empresa.

Podremos entenderlo con los siguientes gráficos.

Luego de entender el conocimiento, hubo un par de definiciones que me ayudaron a comprender cómo y para qué crear conocimiento, estas fueron los tipos de conocimiento:

1. Tácito: es el conocimiento que se encuentra en la mente de las personas
2. Explicíto: es el conocimiento que se encuentra en un medios más tangibles como por ejemplo manuales, documentos, etc.

Con esto entendí que una de las funciones más importantes de la gestión del conocimiento es que este último se genere mediante la conversión del conocimiento TACITO a EXPLICITO para qué el EXPLICITO se convierta en tácito y así sucesivamente. Veamos:

En este punto me gustaría hacer un paréntesis importante para explicar porqué gestionar el conocimiento. Por supuesto existe una motivación para hacerlo y esta tiene su base en los puntos débiles de la contabilidad financiera tradicional. Sabemos que el activo más importante en una empresa de servicios es el trabajador pero me atrevería a decir que no es él sino su conocimiento y el conocimiento que genera para la empresa, el cual se convierte en CAPITAL INTELECTUAL para la organización, pero ¿acaso este capital se puede medir en dinero y poner como ACTIVOS y/o PATRIMONIO de la empresa? La respuesta es no, pero su pudieramos hacerlo, estoy seguro que en muchas de las empresas de servicios que existen este capital intelectual valdría más que el valor de los activos contables que posee la empresa. He ahí la importancia: si consideraríamos el conocimiento de la empresa como ACTIVO ¿le daríamos igual importancia como al resto de los ACTIVOS (dinero, cuentas por cobrar, muebles e inmuebles)? o ¿le daríamos más inclusive? [ojo que no hablo de la importancia del trabajador ni tampoco de su conocimiento sino del conocimiento de la empresa]. Si entendemos la importancia del conocimiento dentro de una organización, estamos comprendiendo el por qué gestionarlo.

El para qué como antes ya se vió en un gráfico es para poder incrementar el valor de la organización mediante información útil para la toma de decisiones en actividades claves.

El mayor temor

Discurso Inaugural de Nelson Mandela en 1994

Nuestro miedo más profundo no es el de ser incapaces. Nuestro miedo más profundo es el saber que somos poderosos más allá de cualquier límite.

Es nuestra luz, no nuestra oscuridad, lo que más nos atemoriza.

Nos preguntamos : ¿Quién soy yo para ser tan brillante, tan hermoso, tan talentoso, tan fabuloso?

Pero, en realidad, ¿quién eres para no serlo?

Eres un hijo de Dios.

Tu jugar a ser pequeño no le sirve al mundo. No hay nada de iluminado en empequeñecernos para que otras personas se sientan inseguras con nosotros.

Nacimos para manifestar la gloria de Dios que reside en nosotros. No está solamente en algunos, está en todos.

Y a medida que permitimos que nuestra luz brille, inconscientemente le damos permiso a los demás para hacer lo mismo.

A medida que nos liberamos de nuestro propios miedos, nuestra presencia automáticamente libera a otros.